Voorbereiden, monitoren, corrigeren en evalueren

Onze diensten bij het begeleiden of ondersteunen van een terughaalactie

Sommige bedrijven zijn groter dan andere. Afhankelijk van de grootte en de beschikbare middelen en mensen, kan RecallDesk een terughaalactie begeleiden of ondersteunen met onderstaande diensten, afgestemd op de behoefte van de cliënt.

Vereenvoudigd weergegeven is productveiligheid management gebaseerd op de volgende 4 acties:

De diensten van RecallDesk zijn met name gericht op deze 4 acties, als ook gebaseerd op de volgende aannames:

  1. Een terughaalactie kan elk bedrijf overkomen;
  2. Bedrijven kunnen het risico op een terughaalactie beperken;
  3. Je kunt voorbereid zijn op een terughaalactie;
  4. Uit onderzoek blijkt dat een goed uitgevoerde terughaalactie het vertrouwen van een groot deel van uw klanten waarschijnlijk zal laten toenemen.

Tegen deze achtergrond biedt RecallDesk advies en diensten aan op o.a. de volgende gebieden::

prepare

Voorbereiding

Producteisen
Voordat u ze op de markt brengt, moet u ervoor zorgen dat uw producten veilig zijn en voldoen aan de relevante toepasselijke wetten en normen. RecallDesk kan u daarbij helpen. Indien RecallDesk niet over de vereiste expertise beschikt, werken we samen met een aantal geselecteerde zakenpartners die gespecialiseerd zijn in de specifieke productbranche. We kunnen uiteraard ook samenwerken met uw eigen geselecteerde partners en deskundigen.

Contractuele afspraken
Met onze juridische expertise kan RecallDesk u helpen ervoor te zorgen dat verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden met betrekking tot productconformiteit en terugroepacties contractueel goed zijn vastgelegd, zowel in de upstream als downstream supply chain.

Recall plan
Als u een recall plan klaar heeft, heeft u direct controle in tijden van crisis, waardoor u tijd en geld bespaart. Een recall plan omvat doorgaans een terugroepprocedure, de namen/functies van het recall team, een checklist, een contactenlijst, handige sjablonen, enzovoort. Een recall plan kan het beste worden afgestemd op de organisatie die het gebruikt.

Recall trainingen en workshops
Voor bedrijven met een hoger risico op terugroepacties, kan het erg zinvol zijn om recall trainingen en workshops te organiseren. Een recall-simulatie kan erg zinvol zijn om een recall-team te trainen en de organisatie voor te bereiden, voor het geval dat.

monitor

Monitoring

Mogelijke veiligheidsproblemen
Als u eenmaal producten op de markt heeft gebracht, bent u in veel rechtsgebieden verplicht om te controleren of er mogelijke veiligheidsproblemen zijn. Het wordt in alle gevallen aanbevolen om een rapportagesysteem of database te hebben die u waarschuwt als er mogelijk iets mis is. Hoe eerder u een corrigerende actie kunt ondernemen, hoe beter.

correct

Corrigeren

Is een terugroepactie echt nodig: risicobeoordeling
Een terugroepactie van een product is een corrigerende actie, maar een corrigerende actie is niet altijd een terugroepactie. Een terugroepactie wordt doorgaans beschouwd als een laatste redmiddel. In situaties waarin het veiligheidsrisico niet ernstig is, kunnen andere corrigerende maatregelen worden overwogen die minder ver gaan dan het terugroepen van een product bij de eindgebruiker. Het maken van een risicobeoordeling is de basis voor elke (mogelijke) corrigerende actie. Mits correct en objectief gedaan, zal de risicobeoordeling aantonen of het veiligheidsrisico laag, matig of ernstig is. Een terugroepactie wordt beschouwd als een laatste redmiddel en is in principe ‘alleen’ nodig als het productrisico ernstig is. Voor situaties met een laag of matig risico kunnen andere corrigerende maatregelen voldoende zijn. Een voorbeeld is ‘uit de markt nemen’, wat betekent dat producten uit de markt moeten worden genomen, maar niet bij de eindgebruikers. Als u twijfelt of u een product van de markt moet terughalen, kan RecallDesk u helpen bij het inschatten van het risico en u adviseren over de gepaste corrigerende maatregelen, indien van toepassing. Als een specifiek geval dit vereist, werkt RecallDesk samen met een aantal gerenommeerde testinstituten die kunnen ondersteunen bij het maken van een risicobeoordeling.

Recall management (leiding geven aan het recall-team)
Een terugroepactie kan een enorm complex project zijn waarbij veel verschillende disciplines betrokken zijn, waaronder productontwerp, kwaliteitscontrole, productie, toeleveringsketen, warehousing, marketing & communicatie, verkoop, juridisch en financieel. Het hebben van een recall-expert die het recall team leidt, zal waarde toevoegen aan de terugroepactie en de prestaties van het recall team. Het vermindert ook de stress en belasting voor belangrijke medewerkers. Het is goed om te weten dat een goed uitgevoerde terugroepactie uw merk niet schaadt, maar in plaats daarvan het vertrouwen van uw klanten vergroot.

Contacten onderhouden met / vertegenwoordiging naar autoriteiten
Bevoegde autoriteiten willen geïnformeerd worden over een (potentieel) onveilig product. Beslissingen om een product al dan niet terug te roepen, inclusief ‘vrijwillige’ terugroepacties, worden doorgaans (zo niet verplicht) genomen in overleg met de verantwoordelijke veiligheidsinstanties.

Internationaal indienen van meldingen
Tijdige melding van gevaarlijke producten aan de autoriteiten van de relevante landen wereldwijd is cruciaal. Sommige landen hanteren vrij korte en strikte deadlines. De belangrijkste uitdaging hierbij is om toe te werken naar dezelfde go-live-datum in alle toepasselijke landen. Na kennisgeving willen de autoriteiten mogelijk regelmatig op de hoogte worden gehouden van de voortgang van de terugroepactie en kunnen aanvullende maatregelen nodig zijn.

Opstellen van communicatie
Veel belanghebbenden moeten worden geïnformeerd over een (mogelijke) terugroepactie, waaronder bijvoorbeeld distributeurs, detailhandelaren en consumenten. Als u communicatiemodellen gereed hebt, afgestemd op uw organisatiestijl, cultuur en behoeften, kunt u het recall proces versnellen. Idealiter worden deze modellen voorbereid en opgenomen in een recall plan. Als dit niet het geval is, is het raadzaam om modellen zo vroeg mogelijk in het recall proces gereed te hebben en ze af te ronden zodra alle details beschikbaar zijn.

Ophalen van de betrokken producten
Een terugroepactie betekent uiteraard dat de betrokken producten moeten worden opgehaald bij eindgebruikers. Een effectieve terugroepactie betekent dat zoveel mogelijk van de betrokken producten van de markt worden gehaald. Dit hangt grotendeels af van de traceerbaarheid van de producten. Als de risico’s ernstig zijn en de autoriteiten niet tevreden zijn over het terugkeerpercentage, kunnen aanvullende terugroepacties worden opgelegd.

Het vergoeden van distributeurs, detailhandelaren, consumenten
Naast omzetverlies kan het vergoeden van consumenten en andere belanghebbenden een enorme financiële impact hebben en moet dit goed worden gecoördineerd.

Schadevergoeding
Indien van toepassing en (wettelijk) mogelijk, kan bepaalde recall-schade verhaald worden op o.a. leveranciers.

Vernietiging van getroffen producten
Betrokken producten moeten na het ophalen op professionele wijze worden vernietigd. Dit vereist een goed gecoördineerde actie.

Verzekeringkwesties
Wat verzekeringskwesties betreft, heeft RecallDesk relevante kennis op het gebied van verzekeringsrecht die mogelijk voor veel bedrijven onbekend terrein is. Een aanzienlijk deel van uw recall kosten kan voor vergoeding in aanmerking komen. RecallDesk helpt u hier graag bij.

evaluate

Evalueren

Evaluatie
Geen enkele terugroepactie is dezelfde. Hoewel een plan en procedure voor het terugroepen zeer nuttig zullen zijn, moet het plan improvisatie en flexibiliteit mogelijk maken. Het is zinvol voor het recall team om een terugroepactie te evalueren, te leren van fouten en best practices te ontwikkelen voor toekomstige (potentiële) terugroepacties. Indien nodig kan een recall-plan hierop worden aangepast.